"pater familias van de uitvoeringsploeg"
“Het doel van mijn rol is dat we op de middellange en lange termijn de gevraagde capaciteit beschikbaar hebben. Wij doen als bedrijf ons best om iedereen zo veel mogelijk in zijn of haar kracht in te zetten.” Aan het woord is capaciteitsmanager Bob Ploegmakers. Elke dag verdeelt hij samen met Max Loosschilder de werkzaamheden op de projecten bij Kersten.
“Een deel van mijn werk bestaat uit het realiseren van de dagelijkse ad-hoc planning. Monteurs worden ziek en moeten vervangen worden. Het kan voorkomen dat een project niet lekker loopt waardoor er dan meer mensen naartoe moeten, of we krijgen juist een aantal mensen terug. Communicatie met diverse partijen over dagelijkse zaken en verschuivingen gaat vaak de hele dag door en worden met name door Max gedaan. Max is zonder enige twijfel een “spin in het web” wanneer het gaat om het creëren van rust in de dagelijkse planning. Ik bemoei mij hier nog wel eens mee, maar alleen als het gaat om een strategische beslissing.”
Tetris
Het werk van Bob en Max kun je vergelijken met het leggen van een puzzel, en dan het meest met een zeer bekend puzzel-computerspel. “Het schuiven in de planning wat we op onze schermen doen wordt door een van onze collega’s vaak omschreven als het spelen van Tetris,” zegt Bob. Dat is een mooie vergelijking, want plannen is natuurlijk ook een kwestie van blokjes schuiven en ze aan elkaar proberen aan te laten sluiten.
Balans
Bij het plannen van mensen op projecten maakt Bob diverse afwegingen. “Niet altijd is het kiezen van de meest makkelijke oplossing verstandig. In sommige gevallen is het verstandig om voor de minder voor de hand liggende oplossing te kiezen om de werkverdeling tussen onze monteurs zo eerlijk mogelijk te verdelen. Een treffend voorbeeld hiervan is een monteur die al meerdere keren op een project ver weg is ingepland en veel heeft moeten reizen of zelfs een aantal weken in de kost heeft gezeten. Dan is het met het oog op de lange termijn verstandig om deze monteur wat dichter bij huis te plaatsen. We willen de balans werk-privé zo gezond mogelijk houden.”
Plussen en minnen
De dagelijkse planning vraagt veel tijd, maar het is ook belangrijk om bezig te zijn met de capaciteit op de langere termijn. Daarvoor heeft Bob op reguliere basis overleggen met diverse interne partijen om te bepalen of er al een inschatting te maken valt over wat er over zo’n drie tot zes maanden te gebeuren staat. “Waar staan we momenteel en wat zijn de gevolgen van de aangeleverde input? Hoe moet de montageploeg er op dat moment uitzien en wat betekent dat voor het aantal in te plannen monteurs? Moet er meer druk gezet worden op werving & selectie om de ploeg monteurs in loondienst op het juiste niveau te krijgen? Moeten we onze ZZP-schil opvoeren of misschien wel afschalen? Dat plussen en minnen, daar ben ik eigenlijk continu mee bezig.”
Bob geeft een voorbeeld. “Stel dat we in september/ oktober aan zien komen dat we in januari van het volgend jaar relatief voorzichtig onze werkzaamheden opstarten. Dat gegeven is voor mij een teken om onze ZZP-schil en eventuele uitzendkrachten of bij ons gedetacheerde medewerkers te informeren dat we direct na de jaarwisseling niet volle bak van start gaan. Wij geven op dat moment dus ruim van tevoren aan dat externe partijen er rekening mee moeten houden dat januari bij Kersten wel eens een rustige maand zou kunnen worden en dat het, om continuïteit in hun werkzaamheden te houden, verstandig voor hen is om (tijdelijk) hun diensten bij andere partijen aan te bieden. Hier is het wel belangrijk om tegelijkertijd een “stip op de horizon” af te kunnen geven vanaf wanneer wij hen weer graag aan ons willen binden. Andere kant van het verhaal, wat veel vaker voorkomt, is de situatie dat wij ruim van tevoren aan zien komen dat er in januari zoveel werk op ons afkomt dat we het met onze mensen in loondienst en de vaste groep zzp’ers niet gaan redden. Dat is voor mij het teken om ons ruime netwerk van technisch detacheerders en – uitzendbureaus te benaderen om met hen de mogelijkheden tot tijdelijke ondersteuning op onze projecten te bespreken.”
Pater familias
Bob heeft op regelmatige basis contact met de monteurs die in loondienst zijn, maar ook met de vaste groep Zzp’ers. Hij houdt “ad-hoc voortgangsgesprekken”, zoals hij dat noemt. Hij stelt vragen als: hoe gaat het met je, zijn er bijzonderheden- of andere zaken waar ik rekening mee moet houden? “Technisch inhoudelijk zijn er binnen ons bedrijf ontzettend veel collega’s die gevraagd en ongevraagd hun hulp aan kunnen bieden. De komst van Gert-Jan Vrij in zijn rol als manager uitvoering is hiervan een voorbeeld. Daar waar ik ver weg blijf van de techniek, is Gert-Jan met zijn brede technische achtergrond juist heel erg bezig met techniek en mens. Allebei hechten wij veel waarde aan de mens achter onze monteurs. Je kunt ons beiden dan ook wel als een soort pater familias van onze uitvoeringsploeg zien, waarbij wij samen het belang van onze monteurs niet uit het oog verliezen. Als er privézaken spelen, dan is dat belangrijk voor ons om te weten. Is er een ziek familielid, heeft iemand relatieproblemen? Daar houden we dan rekening mee qua werkdruk en reisafstand.”
Het iedereen naar zin maken, lukt natuurlijk niet altijd. “We doen wel ons best voor iedereen. Als er een keuze gemaakt moet worden waarvan we weten dat het verstandig is om de betrokkenen mee te nemen in de overwegingen voor bepaalde keuzes, vertellen we dan ook graag waarom de planning er zo uitziet en waarom wij denken dat het nodig is om de gemaakte keuze door te zetten. De ene keer zit een monteur op een project dat voor hem misschien niet ideaal is, maar door te blijven communiceren en aandacht te blijven schenken doen we ons uiterste best om zijn wens een volgende keer wel in te willigen. Het is een proces van geven en nemen.”